Dziennik Przedsiebiorcy

Publikacja 29.11.2018

KW_TAGS

Faktura elektroniczna warunki

Faktury elektroniczne są nowoczesnym sposobem na fakturowanie. Przy ich przygotowywaniu trzeba pamiętać jednak o kilku warunkach.

Obecnie obowiązująca Ustawa o VAT wskazuje, że faktura elektroniczna jest dokumentem elektronicznym o cechach faktury. Można wykorzystywać ją tak jak fakturę papierową i na jej podstawie rozliczać podatki.

Dlaczego warto korzystać z e-faktur?

Faktury elektroniczne niosą ze sobą wiele korzyści zarówno dla ich wystawców, jak również dla odbiorców.

Dokumenty tego rodzaju są łatwe w przygotowaniu z wykorzystaniem odpowiednich programów fakturujących – także dostępnych on-line. Są łatwe w przekazywaniu do odbiorców przez internet oraz w archiwizacji, na przykład na zewnętrznych serwerach, czyli w „chmurze”.

Stosowanie faktur elektronicznych to przede wszystkim duża oszczędność czasu, kosztów, a także mniejszy stres dla przedsiębiorcy. Są to dokumenty bezpieczniejsze od papierowych, nie zajmują miejsca w szafkach, są przyjazne dla środowiska naturalnego.

Wobec tego e-faktury stanowią atrakcyjną alternatywę dla zwykłych faktur papierowych – właśnie dlatego dokumenty te są obecnie coraz częściej spotykane w biznesie.

Faktura elektroniczna – czyli jaka?

Jak zostało zaznaczone wcześniej, faktura elektroniczna to taka faktura, która została wystawiona w formacie elektronicznym, na przykład PDF czy XML. Musi ona zawierać takie same elementy jak zwykła faktura papierowa. Oprócz tego dokument musi spełnić dodatkowe wymogi, w tym:

  • autentyczności pochodzenia
  • integralności treści
  • czytelności

Spełnienie tych właśnie wymogów leży w obowiązku wystawcy e-faktury. Co dokładnie oznaczają i jak można je spełnić?

Autentyczność pochodzenia

Jednym z najważniejszych warunków do spełnienia przez fakturę elektroniczną jest jej autentyczność pochodzenia.

Autentyczność pochodzenia e-faktury to pewność co do tożsamości jej wystawcy – podmiotu świadczącego dane usługi czy dostarczającego towar, na który wystawiana jest faktura.

Faktura z autentycznością pochodzenia potwierdza, że rzeczywiście doszło do transakcji z udziałem podmiotu, który dokonał jej wystawienia.

Integralność treści

Następnym wymaganiem, który musi spełnić faktura elektroniczna, jest jej integralność treści.

Integralność treści oznacza, że dane na fakturze nie mogą zostać zmienione. Przy takich zmianach faktura może być podważona jako dowód księgowy.

Czytelność

Trzecim warunkiem do spełnienia przez fakturę elektroniczną jest jej czytelność.

Pod pojęciem czytelności znajduje się prezentacja danych w dokumencie w sposób przejrzysty, jasny, łatwy do odczytania.

W jaki sposób można zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury elektronicznej?

Przepisy prawa wskazują, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury elektronicznej mogą być potwierdzone poprzez dowolne kontrole biznesowe.

Pod pojęciem kontroli biznesowych znajdują się procedury, które pozwalają na dokonanie weryfikacji e-faktury.

Przykładowo, kontrola biznesowa faktury elektronicznej może polegać na używaniu jej wraz z odpowiednimi dokumentami uzupełniającymi. Zalicza się do nich podpisane umowy, dokumenty bankowe czy transportowe.

Drugą metodą jest wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego. W tym celu należy wykorzystać kwalifikowany podpis elektroniczny – podpis wykorzystujący ważny certyfikat kwalifikowany.

Także autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność e-faktur może być potwierdzona przez wykorzystanie systemów informatycznych EDI – elektronicznej wymiany danych.

Elektroniczna wymiana danych ułatwia przekazywane dokumentów, w tym faktur elektronicznych między kontrahentami. Systemy tego rodzaju, na przykład system EDI dostarczany przez firmę Edison.pl, stosowane są jako walidacja dokumentów, usprawniają ich wymianę z innymi firmami, a także zwiększają bezpieczeństwo dokumentów elektronicznych.

Zatem faktura elektroniczna musi spełnić określone wymagania – w przeciwnym przypadku nie będzie mogła być ona wykorzystana jako dokument księgowy i nie może być podstawą do rozliczania podatku.

Dołącz do dyskusji

FacebookGoogle Bookmarks

Czytaj również

sprzedaz wyższa

Jak osiągnąć wzrost sprzedaży małym kosztem

Nie ma potrzeby ukrywać, że każdy przedsiębiorca troszczy się o ciągły wzrost sprzedaży.

Elastyczność umów najmu. Czy można coś zmienić?

Rolą dobrego doradcy jest - między innymi - pomoc klientowi przy sformułowaniu odpowiednich zapisów w umowach najmu dotyczących powierzchni biurowych.

Polskie rozwiązanie Webcon BPS uznane za najlepsze w całej Europie!

System klasy BPM został uznany przez użytkowników najlepszym rozwiązaniem na SharePoint w Europie.

PR-imo

Już co dziesiąty programista idzie do szkoły programowania zamiast...

Tylko w zeszłym roku na rynku pojawiło się 74 680 ogłoszeń na stanowisko specjalisty IT. Tymczasem studia informatyczne zaczęło 26 234 nowych studentów,...

Organizacja konferencji

Jak zorganizować najlepszą konferencję biznesową?

Kiedy organizujemy bardzo ważną konferencję biznesową, to powinniśmy przede wszystkim zwrócić uwagę na kilka szczegółów. Bardzo ważne będzie budżet...

PR-imo

Tego nie mówi się o backupie strony i poczty – aż 1400 proc. różnicy...

Ponad 80 proc. polskich firm doświadczyło przynajmniej jednego cyberataku w 2017 roku. Mimo tego nadal rzadko porusza się kwestie związane z backupem...

dotPR

SMS – najlepszy kontakt „w drodze”

Mówiąc o możliwościach wykorzystania SMS-ów w transporcie i spedycji, warto na wstępie zaznaczyć, że sprawdzają się one zarówno w przypadku prywatnej,...

dotPR

Konkurs dla psiarzy – Purina buduje Psie Stacje

Jeśli brakowało Wam w okolicy wybiegów dla psów, to teraz macie okazję się o nie postarać! Marka Purina® DOG CHOW® ogłosiła konkurs, w którym wystarczy...