Pakiet aplikacji biurowych za tysiąc złotych? Program do tworzenia grafiki dwukrotnie droższy? Nie każdą firmę stać na takie wydatki. Szansę by zaoszczędzić pieniądze daje darmowe oprogramowanie, które niejednokrotnie w niczym nie ustępuje płatnym wersjom. By jednak korzystać z nich zgodnie z prawem trzeba szczegółowo zapoznać się z warunkami ich użytkowania.

Darmowy nie znaczy dowolny w użytkowaniu

Tego typu aplikacje to w wielu przypadkach rzecz właściwie nieodzowna jeśli chcemy sprawnie prowadzić działalność. Nie znaczy to wcale, że jeśli nie wyciągniemy z kieszeni kilku tysięcy złotych na naszym komputerze znajdzie się tylko pasjans i kalkulator. Na rynku możemy bowiem spotkać wiele darmowych programów typu freeware, open source i shareware. I choć za ich ściągnięcie z Internetu i późniejszą aktualizację nie musimy nic płacić, nie oznacza to wcale, że możemy używać ich w dowolny sposób.

Czytanie licencji to konieczność

Warto więc wiedzieć czym te typy różnią się między sobą.

• Freeware to rodzaj licencji, w ramach której autor udostępnia program komputerowy bezpłatnie, ale bez ujawnienia jego kodu źródłowego. Czasami zawiera on pewne ograniczenia, które sprawiają, że korzystanie z niego bez żadnych opłat ograniczone jest np. tylko do domowego użytku. Jeśli takie zastrzeżenie znajdzie się w licencji to używając aplikacji w firmie naruszamy prawa autorskie i narażamy się na wysokie kary pieniężne.
  Przykładowo, kiedy formułkę „program nie może być używany do celów komercyjnych” wyczytamy w dokumentacji edytora grafiki, to zakaz ten obejmuje nie tylko sprzedaż produktów wytworzonych dzięki niemu. Nie możemy używać go do czegokolwiek, co wiąże się z prowadzeniem przez nas działalności gospodarczej. Tym samym nie zaprojektujemy przy jego użyciu choćby folderu reklamowego, nawet jeśli jego kopie mamy zamiar rozdawać za darmo.

• Open Source jest oprogramowaniem, którego licencja umożliwia legalne i darmowe kopiowane kodu wynikowego, źródłowego oraz na dowolne jego modyfikacje przez użytkowników. Pozwala to na udoskonalanie tego typu aplikacji i rozpowszechniane przez ludzi na całym świecie, co pociąga za sobą szybki rozwój programów oraz wysoką wykrywalność wszelkich błędów. Większość aplikacji open source jest bezpłatna i można je wykorzystywać komercyjnie.

• Shareware to rodzaj licencji programu komputerowego, który jest rozpowszechniany bez opłat (z pewnymi ograniczeniami lub niewielkimi opłatami) do wypróbowania przez użytkowników w określonym czasie. Zdarza się, że po upływie konkretnej liczby dni lub uruchomień, za możliwość dalszego korzystania trzeba zapłacić lub odinstalować go z komputera. Niektóre programy po zakończeniu okresu próbnego same się usuwają. Jeśli jednak tak się nie stanie, a program w ciągle działa, nie oznacza to wcale, że możemy z niego dalej korzystać. Producent mógł w jego licencji zapisać bowiem, że jeśli użytkownik nie zdecyduje się na jego zakup po upływie określonego czasu, to jest zobowiązany go odinstalować.

Kiedy gazetę z darmowym programem musisz kupić w kilku egzemplarzach?

Ze swoistym rodzajem licencji możemy spotkać się przy zakupie aplikacji dołączanych do różnego rodzaju czasopism. W dużej mierze jest to oprogramowanie już przestarzałe, a dla jego producenta taki krok to np. forma reklamy. Uwaga jednak – w tym przypadku zapoznanie się z zasadami jego wykorzystania jest również konieczne. Może się bowiem zdarzyć, że wprawdzie program będziemy mogli zainstalować, ale wyłącznie na jednym komputerze. Korzystanie z niego na kilku stanowiskach niesie za sobą obowiązek wykupienia większej liczby egzemplarzy gazety, do której został dołączony.

Czy za darmowy program zapłacić podatek?

Jak widać korzystanie z darmowych aplikacji na potrzeby prowadzonej działalności wiąże się z pewnymi prawnymi ograniczeniami. A czy musimy zapłacić od tego podatek? Okazuje się, że czasami tak. W myśl przepisów darmowe oprogramowanie zaliczamy do świadczeń nieodpłatnych (takich za które nie musieliśmy zapłacić). Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje, że w określonych sytuacjach, gdy otrzymamy za darmo rzecz, prawo, bądź inne świadczenie, to osiągamy przychód, który podlega opodatkowaniu. Wartość choćby otrzymanego prezentu (może być nim właśnie program komputerowy) wylicza się w odniesieniu do jego ceny rynkowej.

Istotna jest tu jednak forma w jakiej aplikację otrzymaliśmy i zasady, na jakich jest ona udostępniana. Najczęściej spotykamy się z bezpłatnym oprogramowaniem, które zostało udostępnione na stronach internetowych, wszystkim użytkownikom na takich samych zasadach i bez wyjątków. Co z tego wynika? Zgodnie z interpretacją Ministra Finansów „nie sposób określić wartości przychodu podatkowego z tytułu nieodpłatnie otrzymanych świadczeń, gdy świadczenie jest z założenia bezpłatne dla wszystkich zainteresowanych podmiotów”. Nie musimy więc płacić podatku, bo nie da się określić jego wysokości.

Analogicznie będzie w przypadku oprogramowania, za które użytkownicy mogą uiścić dobrowolną zapłatę w jakiejkolwiek wysokości (jest ona zazwyczaj wyrazem wdzięczności dla autora, mającą zachęcić go do dalszej pracy nad aplikacją).

Aplikacje darmowe tylko w pewnych sytuacjach

Inaczej wygląda to w odniesieniu do programów, które są darmowe, ale tylko w pewnych sytuacjach. W jakich dokładnie? Kiedy do korzystania z nich bez opłaty uprawniona jest konkretna grupa użytkowników. Stanie się tak jeśli producent zaoferuje dany program za darmo tylko określonej grupie (np. swoim dotychczasowym klientom), a od innych odbiorców będzie pobierał opłatę.

Załóżmy, że my również zaliczamy się do stałych klientów tego producenta i dostajemy program za darmo. Zaś inne osoby, żeby zdobyć aplikację będą musiały sięgnąć do kieszeni np. po 200 złotych (powiedzmy, że tyle ten program kosztuje normalnie). Wówczas organ podatkowy nie będzie miał już trudności z ustaleniem wartości nieodpłatnie nabytego świadczenia. Odwoła się bowiem do kwoty, którą muszą uiścić osoby nieuprawnione do pobrania aplikacji za darmo (wspomniane 200 złotych). A my zapłacimy podatek chociaż program dostaliśmy w prezencie.

Arkadiusz Caryk Dyrektor Finansowy