Dziennik Przedsiebiorcy

Publikacja 29.07.2021

KW_TAGS

Elektroniczny obieg dokumentów

Ciężko zaprzeczyć faktowi, iż postęp technologiczny i związana z tym cyfryzacja mają coraz większy wpływ na wszelkie działania biznesowe. Firmy, które "idą z duchem czasu" i starają się usprawniać pracę w przedsiębiorstwie dzięki wdrażaniu nowoczesnych narzędzi funkcjonują bardziej efektywnie. Jednym z systemów, na które warto zwrócić uwagę w tym temacie jest Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD).

Elektroniczny Obieg Dokumentów - na czym polega?

Pojęcie odnosi się do oprogramowania pozwalającego przedsiębiorstwom na wymianę dokumentacji poprzez ich wysyłkę w formie cyfrowej oraz późniejszą archiwizację. Jego zadania polegają m.in. na bardziej efektywnym przepływie informacji oraz łatwym dostępie do umieszczonych w nim plików. W ostatnich latach Elektroniczny Obieg Dokumentów zyskał znaczną popularność - korzysta z niego obecnie większość firm ze środowiska biznesowego. Nic dziwnego, system znacznie ułatwia zarządzanie procesami w przedsiębiorstwie, a lista argumentów przekonująca do wdrożenia go także u siebie jest długa.

Korzyści z wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów

Pierwszą rzeczą, o której warto wspomnieć jest na pewno redukcja kosztów. Dzięki digitalizacji dokumentów i korzystaniu z EOD eliminujemy wydatki potrzebne na zakup papieru oraz tuszu do druku, podobnie dzieje się z kosztami wysyłki. System pozwala także na zaoszczędzenie czasu. Dotarcie dokumentacji od jednego podmiotu do drugiego zajmuje sekundy i zmniejsza zależność od usług pocztowych. W tradycyjnej formie niestety często trwa to kilka dni (jeśli nie tygodni) zanim np. umowy zostaną podpisane przez obie strony i odesłane pod właściwy adres.
Elektroniczny obieg dokumentów usprawnia także komunikację wewnątrz firmy. Obsługa dokumentów odbywa się za pośrednictwem jednego kanału. Dzięki temu, że znajdują się w jednym miejscu praktycznie do zera spada liczba sytuacji związanych z ich zgubieniem czy przypadkowym zniszczeniem. Mamy ponadto dostęp do obecnych statusów dokumentów, historii ich przetwarzania oraz wyszukiwarkę pozwalającą na szybkie odnalezienie interesujących nas pism. Dużą zaletą systemu jest także ochrona plików, które się w nim znajdują. Wgląd w nie mają tylko upoważnieni pracownicy, co zwiększa bezpieczeństwo zawartych w nich danych. Jedną z rzeczy, na które zwracają uwagę użytkownicy EOD jest łatwa dostępność do umów, faktur, itp. z każdego miejsca na ziemi. Nie trzeba znajdować się fizycznie w biurze, bo wszystko zawarte jest w systemie.
Dodatkowo, w niektórych oprogramowaniach Elektronicznego Obiegu Dokumentów istnieje możliwość dokonywania także transakcji poprzez Przelewy24. Taka funkcja dostępna jest np. w systemie EDI od Infinite - jednego z autorytetów w branży dostarczającej rozwiązania informatyczne dla firm.

Z każdym dniem na wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów w swojej firmie decyduje się coraz więcej przedsiębiorców. Na początku jego implementacją zainteresowani byli głównie duzi gracze, natomiast obecnie coraz bardziej wzrasta liczba mniejszych firm stosujących EOD. Z jego wprowadzeniem wiąże się szereg (wspomnianych wyżej) korzyści, z którymi zaznajomić się powinien każdy przedsiębiorca zastanawiający się nad decyzją o wdrożeniu Elektronicznego Obiegu Dokumentów u siebie.

Komentarze  

Kristie
@ Kristie 06.11.2021 06:50
Pеr fɑrе questo entrano in gioco numerose tecniche
di digital marketing ϲhе è necessario mettere іn atto durante
lɑ creazione ԁi un sito posizionamento siti web brescia: https://guiadasempresas.com.br/posizionamento-siti-web-e-seo/ ɑ Brescia, ⲟ aⅼtre
città altamente competitive.
Evangeline
@ Evangeline 29.10.2021 09:47
Google detta lе norme dеl posizionamento siti web brescia: https://[cenzura]Ori zzontemagazine.com/a uthor/devinporter/, е diventa quindi d’obbligo studiarle е adeguarle
al սna nuova progettazione per i siti web.
Shanon
@ Shanon 03.10.2021 14:31
So what shows up on the 1st web page is really vital in dictating your visibility.


my blog post - uk seo services: http://weberventure.com/__media__/js/netsoltrademark.php?d=Seohero.uk%2Fweb[cenzura]-marketing% 2F
Lillie
@ Lillie 25.09.2021 10:58
При возврате товара, полученного
по Подарочной Карте, сумма ее номинала не выплачивается – возможен обмен
на другой товар того же артикула, либо получение новой Подарочной Карты.



Also visit my web [cenzura] :: автомобильные держатели для телефона: https://[cenzura]ozo n.ru/product/plastin y-kruglye-dlya-smart fona-dlya-telefona-m agnitnogo-avto-derzh atelya-5-sht-40-x-40 -sm-serebro-25109792 5/?sh=VUGWGEGw
Shaun
@ Shaun 25.09.2021 06:00
Аксессуар способен вращаться на 360
градусов.

Here is my web [cenzura]; автомобильные держатели: https://[cenzura]Ozo n.ru/product/avtomob ilnyy-derzhatel-ca56 -silver-dlya-telefon a-v-vozduhovod-derzh atel-smartfona-v-285 106736/?sh=gkcMIIGb
Darell
@ Darell 03.09.2021 17:43
Exclusive 60 day trial t᧐ the worⅼd's largest digital
library.

mу blog https://promosystem.net/escort-seo-blog/escort-web[cenzura]-tech-suppo rt: https://Abenteuerteam.de/redirect/?url=https://promosystem.net/escort-seo-blog/escort-web[cenzura]-tech-suppo rt
Jorja
@ Jorja 07.08.2021 03:53
Wynikająca z Audytu SEO optymalizacja tο jeԁеn z
kluczowych elementów pozwalających w dłuższej perspektywie zyskać zwiększoną
widoczność, wysokie pozycje, а pozycjonowanie stron w stanach zjednoczonych (dvmagic.team: https://dvmagic.team/budowanie-linkow) konsekwencji wzrost ruchu.

Dołącz do dyskusji

FacebookGoogle Bookmarks

Czytaj również

Jak i ile czasu przeciętny użytkownik spędza w internecie

Wiedza, jak użytkownik spędza czas w internecie, jest istotnym elementem planowania kampanii marketingowej, dobierania miejsca, narzędzi promocji jak i...

Podróż biznesowa

Podróże biznesowe

Podróżowanie w sprawach biznesowych jest często zadaniem skomplikowanym logistycznie. Nie zawsze mamy możliwość zarezerwowania podróży i noclegu z...

Jak wybrac biuro nieruchomosci

Jak wybrać biuro nieruchomości?

Kupno mieszkania jest jedną z najważniejszych decyzji w życiu. W celu znalezienia odpowiedniego lokalu, a także przeprowadzenia bezpiecznej i zgodnej z...

8 przyczyn upadku przedsiębiorstw - ryzyko dla start-upów

Najczęściej popełniane biznesowe błędy, które doprowadzają średnio 8 na 10 przedsiębiorstw do upadku w trakcie pierwszego roku ich istnienia.

Jak zostać freelancerem? Freelancing nie jest już słowem-zagadką

Freelancer to osoba nieposiadająca etatu, wykonująca pracę (często wyspecjalizowaną w danej dziedzinie) na podstawie umowy innej niż umowa o pracę.

handlowiec negocjacje

Sprzedawca – zawód przyszłości?

Dane statystyczne GUS mówią, że w Polsce w roku 2018 w handlu pracowało około 1,3 mln osób. W lepiej rozwiniętych gospodarkach te liczby są...

Mała firma planuje strategicznie - zainwestuj w swój sukces!

Żeby wprowadzić firmę na wyższy poziom należy oderwać się od operacyjnej działalności i skupić się na strategicznym myśleniu nad przyszłością firmy

Gary Vaynerchuk. Biznesu ucz się od najlepszych

Pierwszy raz Gary’ego usłyszałam dekadę temu i od razu mi przypadł do gustu. Był niepokorny, zabawny i mówił wprost, że aby rozwinąć biznes trzeba ostro...