Dziennik Przedsiebiorcy

Publikacja 03.07.2020

KW_TAGS

E-podpis-cover

Nowocześnie prowadzony biznes to taki, który korzysta z dostępnych rozwiązań technologicznych i innowacji, by funkcjonować sprawnie, bezpiecznie, zgodnie z obowiązującym prawem oraz ekologicznie. Elektroniczne podpisywanie dokumentów jest w kontekście ekologii jedną z najciekawszych innowacji, które stały się dostępne dla szeroko pojętego świata biznesu, choć to zdecydowanie nie jedyna zaleta tego rozwiązania. Dlaczego jest ono tak rewolucyjne i jakie są realne korzyści z e-Podpisywania?

Na czym polega e-Podpisywanie?

Zasada działania usługi elektronicznego podpisywania jest bardzo prosta: zamiast składać własnoręczny podpis na fizycznym egzemplarzu dokumentu, umieszczany jest on na dokumencie elektronicznym przy wykorzystaniu tabletu wyposażonego w warstwę biometryczną oraz odpowiednie oprogramowanie.

Rejestruje ono nie tylko kształt złożonego podpisu, ale także dokładną lokalizację geograficzną (współrzędne), siłę nacisku na ekran tabletu i sposób oraz dynamikę pisania. Dane te zostają następnie zaszyfrowane, a system dołącza je do pliku w takiej zaszyfrowanej postaci, po czym dokument jest natychmiast zapisywany jako plik PDF.

Dzięki temu podpis złożony na elektronicznym dokumencie jest praktycznie niepodatny na jakiekolwiek modyfikacje czy manipulacje, nie da się go również w żaden sposób skopiować ani przenieść na inny dokument.

Podpis kwalifikowany to nie to samo, co e-podpis!

Warto w tym miejscu przypomnieć, na czym polega zasadnicza różnica pomiędzy e-Podpisywaniem a złożeniem podpisu kwalifikowanego. Ten drugi jest składany wyłącznie przy pomocy dedykowanego urządzenia, a w procesie weryfikacji autentyczności niezbędny jest kod generowany jednorazowo przez token lub smartfon. To właśnie ten kod identyfikuje zarówno osobę składającą podpis, jak i urządzenie, w którym został wygenerowany. Ponadto podpis kwalifikowany jest wydawany na określony czas, po upływie którego certyfikat wygasa i należy go odnowić, by móc nadal korzystać z tego rozwiązania.

Jakie dokumenty można podpisać elektronicznie?

Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa istnieje grupa dokumentów, które muszą być opatrzone własnoręcznym podpisem, choć jednocześnie nie ma wymogu, by dokumenty te miały formę papierową. Jedynym wyjątkiem od tej zasady są dokumenty poświadczone notarialnie i takie, na których wymagane jest złożenie odcisku pieczęci – te muszą zostać wydrukowane i nie da się ich podpisać elektronicznie.

YouTube

Co w tym kontekście istotne, za własnoręczny podpis jest uznawany taki podpis, który został złożony tak, że nie jest możliwe jego dalsze skopiowanie ani oderwanie od podpisanego dokumentu oraz zawartej na nim treści. Sposób, w jaki został złożony własnoręczny podpis, musi przy tym dawać gwarancję integralności, autentyczności, utrwalenia oraz zachowania go. Wszystkie wymienione wymogi bez problemu spełnia e-podpis składany przy użyciu urządzenia mobilnego (np. tabletu) z warstwą biometryczną. W praktyce oznacza to, że poza wymienionymi powyżej wyjątkami, każdy dokument może być sygnowany za pomocą e-Podpisywania.

e-Podpisywanie – najważniejsze korzyści

W każdej firmie nie funkcjonującej w wymiarze Paperless (czyli bez dokumentacji w postaci kartek) Codziennie generowane są dziesiątki, setki lub nawet tysiące dokumentów papierowych, które muszą zostać podpisane, zaewidencjonowane oraz przechowane. Wdrożenie rozwiązań typu Paperless pozwoli znacząco zmniejszyć koszty magazynowania dokumentacji papierowej, a także ogromnie usprawni obieg dokumentów zarówno wewnątrz firmy, jak i pomiędzy firmą a jej partnerami biznesowymi.

Wśród innych zalet e-Podpisywania należy ponadto wymienić:

  • zmniejszenie liczby błędów popełnianych przez pracowników przy ręcznym ewidencjonowaniu dokumentów,
  • możliwość błyskawicznego odnalezienia potrzebnego dokumentu niezależnie od tego, jak dawno został wygenerowany,
  • możliwość dowolnego przydzielenia dostępu do poszczególnych dokumentów dla konkretnych pracowników lub zespołów pracowników,
  • pełną zgodność systemu z aktualnie obowiązującymi regulacjami prawnymi.

Opracowany przez polską firmę INFINITE system e-Podpisywanie oferuje bezpieczeństwo na poziomie technologii wykorzystywanych przez wojsko. Więcej informacji o systemie można znaleźć bezpośrednio na stronie marki INFINITE pod adresem https://infinite.pl/oferta-infinite/e-podpisywanie.

Komentarze  

Howard
@ Howard 08.09.2020 09:14
Hi, I think your [cenzura] might be having browser compatibility issues.
When I look at your web[cenzura] in Chrome, it looks fine but when opening in Internet Explorer,
it has some overlapping. I just wanted to give you a quick heads up!
Other then that, superb blog!

my blog post :: Credit Repair Baytown Tx: http://sweetmelange.cz/node/168?page=5

Dołącz do dyskusji

FacebookGoogle Bookmarks

Czytaj również

Cross-selling, definicja pojęcia marketingowego

Cross-selling czyli technika sprzedaży produktów uzupełniających. Często nazywana jest sprzedażą krzyżową lub sprzedażą komplementarną.

Kaizen, czyli jak zaangażować pracowników w usprawnianie...

Czy zastanawialiście się kiedykolwiek jak przezwyciężyć opór pracowników przed zmianami w firmie?

Praca w usługach. Jak stworzyć dobry zespół

Jak często zdarza ci się w urzędach, sklepach czy kawiarniach trafić na pracowników, którzy sprawiają wrażenie, że jeśli mieliby wybrać jeden...

OCEAN-typy_osobowsci

Co to jest skala OCEAN

Co to jest skala OCEAN, o której marketingowcy coraz częściej mówią, a niektórzy wykorzystują już w kampaniach reklamowych? Skuteczność jej działania...

Pasja kontra sprzedaż i marketing

Stare powiedzenie mówi ‘wybieraj mądrze swoich przyjaciół’, to samo tyczy się klientów. Taka rada wydaje się sprzeczna z intuicją i logicznym myśleniem

Twojego bloga nikt nie czyta? Poznaj 6 wskazówek, jak to zmienić!

Dziś blog firmowy to narzędzie inbound marketingu o ogromnym i co najważniejsze - jeszcze niewyczerpanym potencjale.

Przesyłki kurierskie międzynarodowe - jak je wysyłać?

Prowadząc sprzedaż w Internecie warto wziąć pod uwagę dotarcie z ofertą nie tylko do klientów w Polsce, ale także za granicą.

Kanały i treści edukacyjne w internecie

Wraz z wyczerpaniem środków unijnych na szkolenia i przekwalifikowanie pracowników rynek szkoleń stracił swój impet, ale czy trend ten może powrócić?