Organizacja wydarzeń jest ściśle związana z pojawiającymi się przeszkodami i komplikacjami. Niektórych z nich da się uniknąć, a na inne nie mamy wpływu. Jakie błędy są najczęściej popełniane? Jak im zaradzić, aby nie wpłynęły negatywnie na odbiór konferencji?

Wiele błędów organizacyjnych wynika ze złego planowania lub odkładania pewnych szczegółów na dalszy plan. W ostateczności nawet najdrobniejszy szczegół ma wpływ na wygląd wydarzenia i jego odbiór. Chcąc odnieść sukces i uniknąć kryzysowych sytuacji powinno się wystrzegać podstawowych błędów. W ich zidentyfikowaniu i opisaniu pomogli nam najlepsi organizatorzy konferencji z Hotelu Nadmorskiego w Gdyni.

1. Chaos organizacyjny

Przy planowaniu trzeba wyznaczyć osoby odpowiedzialne za różne obszary organizacyjne. Bez tego zawsze znajdzie się element, który został zaniedbany lub zajęto się nim na ostatnią chwilę. Jeżeli nie wiadomo kto za co odpowiada, to na wstępie natrafi się na konflikty, niepotrzebne nerwy i złą komunikację. Rozwiązaniem tego problemu jest zebranie kontaktów do osób zaangażowanych i rozplanowanie kto jest odpowiedzialny za poszczególne obszary.

2. Brak ram czasowych

Przygotowując program konferencji należy uwzględnić co będzie miało miejsce o konkretnych godzinach. Nie posiadając agendy można być pewnym, że wydarzenie popadnie w chaos. Zbyt ogólne planowanie zostawia wiele miejsca na błędy, a przepełnienie atrakcjami spowodować może komplikacje organizacyjne. Należy uwzględnić możliwość wystąpienia opóźnień i poślizgów. Jeśli weźmie się pod uwagę wystąpienie różnych przypadków losowych i wygospodaruje się trochę wolnego czasu, to uniknie się nerwowej atmosfery.

3. Problemy z budżetem

Budżet i jego właściwe rozplanowanie powinny być jednym z najważniejszych elementów. W czasie planowania wydarzenia należy przygotować się na wszelkie możliwe wydatki. Uniknie się w ten sposób niespodzianek i cięć budżetu. Czasami lepiej zorganizować mniejsze spotkanie i zaprosić mniej osób, niż narazić się na niepochlebne opinie i problemy z zapewnieniem komfortu uczestnikom.

4. Brak wytycznych dla obsługi

Informacja jest kluczem do sukcesu. Jeżeli obsługa nie potrafi udzielić odpowiedzi na pytania uczestników, to będzie można zauważyć rosnącą frustrację i niezadowolenie. Osoby obsługujące wydarzenie powinny być poinformowane o profilu uczestników, programie oraz sprawach organizacyjnych. Dzięki temu w razie problemów będą oni w stanie rozwiać wątpliwości, pomóc lub zapobiec komplikacjom.

5. Brak uwzględnienia opinii uczestników

Opinie uczestników są na wagę złota. Pomagają w lepszym dopasowaniu wydarzenia do potrzeb i wyeliminowania słabych punktów. Często uczestnicy mają ciekawe pomysły na wprowadzenie elementów, które wpłyną na zapewnienie lepszego odbioru spotkania. Pokazuje się w ten sposób, że zdanie uczestników jest ważne i prowadzi się działania mające na celu dopasowanie wydarzenia do ich potrzeb i wymagań.

6. Drobne szczegóły

Niewystarczająca liczba stanowisk z kawą, pominięcie cateringu czy problemy przy rejestracji uczestników wydarzenia. To drobne szczegóły organizacyjne, które spędzają sen z powiek osobom przygotowującym spotkanie. Wpływają one negatywnie na odczuwany komfort uczestników, powodują opóźnienia lub nieporozumienia.

Organizacja wydarzeń jest ciężkim zadaniem, które wymaga dobrego planowania, aby odnieść sukces. Błędy są nieuniknione, ale część z nich na samym początku można wyeliminować, dzięki czemu konferencja będzie odebrana pozytywnie.