Wiele przedsiębiorstw po etapie dynamicznego rozwoju dochodzi do momentu, w którym wyczerpało możliwości finansowania dalszego rozwoju z własnych pieniędzy. Stąd też pojawia się potrzeba poszukiwania dodatkowych źródeł na nowe inwestycje i rozwój.

Przedsiębiorstwa, które wyrosły z mikrofirm często nie wiedzą, które z ich działań są opłacalne, a które przynoszą straty. Właściciele zwykle nie wiedzą, jakie rzeczywiście marże generują (na poszczególnych grupach asortymentu lub typach Klientów). W konsekwencji zarządzanie taką firmą w większym stopniu bazuje na sile inercji i intuicji właściciela niż na realnych danych. Tymczasem muszą konkurować na rynku z dużymi firmami, których systemy IT i doskonale wykształcona kadra managerska zwykle skutecznie pomagają podejmować decyzje gospodarcze. W małych firmach często funkcjonuje system informatyczny wspomagający zarządzanie podstawową działalnością (używany do ewidencji zamówień, stanów magazynowych, fakturowania itp.), ale wykorzystywany jest jedynie w swojej podstawowej roli. W praktyce jest on niewykorzystaną kopalnią wiedzy m.in. o klientach i kosztach produkcji. Wciąż nieczęsto się zdarza, aby ta informacja była poprawnie wykorzystywana. Służby księgowe najczęściej stosują plany kont dostosowane do wymogów ustawy o rachunkowości i przepisów podatkowych, a nie do potrzeb zarządczych, co utrudnia pozyskanie biznesowo użytecznych informacji. I tu pojawia się problem – z powodu błędnych założeń, że to księgowy ma kompetencje potrzebne do strategicznego i finansowego rozwoju firmy, zazwyczaj im powierza się to zadanie. Niestety, w Polsce wciąż bardzo często, dyrektor finansowy w małych i średnich firmach, jeżeli w ogóle jest, utożsamiany jest z głównym księgowym.

Księgowy - strateg finansowy?

Ten błąd niekiedy pokutuje zawiedzionymi nadziejami lub w skrajnych wypadkach – fiaskiem zaprzepaszczonych szans dla rozwoju firmy. Mali przedsiębiorcy oczekują od dyrektora finansowego realizacji zadań związanych z wypełnianiem wymogów podatkowych i przygotowywania rocznych sprawozdań finansowych, czyli zadań dedykowanych dla księgowych, których rolą jest przede wszystkim ewidencja zdarzeń gospodarczych w firmie i przygotowywanie sprawozdań i deklaracji podatkowo - skarbowych.

Jednak w zdecydowanej większości przypadków w małych firmach są zatrudnieni tylko księgowi, którzy często wykorzystywani są do spraw związanych z pozyskiwaniem nowych źródeł finansowania. Konieczność znacznego zaangażowania pracowników księgowości w przygotowanie niezbędnych dokumentów finansowych, informacyjnych, business planów może powodować opóźnienia w raportowaniu do Urzędu Skarbowego.

W takim przypadku do firmy powinien "wkroczyć" Dyrektor Finansowy, który zadba o finansowanie firmy.

Miejsce menedżera finansowego i księgowego w firmie

Księgowy:

• Odpowiedzialny za księgi rachunkowe i ewidencję zdarzeń gospodarczych z przeszłości,
• Kalkulacja podatków,
• Obliczanie zobowiązań publiczno - prawnych,
• Kontakty z urzędami skarbowymi i statystycznymi,
• Sporządzanie sprawozdań finansowych zgodnie z przepisami.

Menedżer finansowy:

• Odpowiedzialny za przyszłe budżety i ich kontrolę,
• Określenie wielkości kosztów w przyszłości,
• Analiza opłacalności projektów inwestycyjnych,
• Współtworzenie strategii finansowej zgodnej z wizją właściciela,
• Poprawa płynności finansowej,
• Pomoc w określeniu wartości rynkowej firmy.

Rola i zadania dyrektora finansowego zmieniają się dużo szybciej niż otoczenie, w którym pracuje.

Podstawowe funkcje dyrektora finansowego determinowane są poprzez zmiany cyklów koniunkturalnych wiemy doskonale, że inaczej działa on w czasach prosperity, inaczej natomiast, gdy nadchodzi spowolnienie gospodarcze lub kryzys.

Za co dokładnie odpowiada dyrektor finansowy? Jego zadania i możliwości można podzielić na trzy obszary : operacyjne, strategiczne i bieżące.

• Współkreowanie, wdrażanie i kontrolowanie krótko- i długoterminowej strategii firmy (zwłaszcza finansowej, inwestycyjnej i sprzedażowej) oraz bieżącej działalności operacyjnej. Nowoczesny dyrektor finansowy wykorzystuje dane liczbowe zawarte w sprawozdaniach finansowych do bieżącej oceny działalności przedsiębiorstwa oraz formułowania rekomendacji, które mają pomagać kierownictwu w podejmowaniu optymalnych decyzji. Poszukuje przy tym możliwości i źródeł wzrostu wartości firmy. Można śmiało porównać dobrego dyrektora finansowego do stratega, który na podstawie twardych danych, ale jednak z domieszką wizji projektuje długofalową strategię dla firmy. Doskonale odnajduje się w branży i otoczeniu biznesowym, obserwuje konkurencję i poszukuje innowacyjnych rozwiązań dla ciągłego rozwoju firmy.
  
  
• Bardzo często od dyrektora finansowego oczekuje się przede wszystkim dbałości o bieżące wskaźniki i zapewnienie firmie bieżącej płynności np. wdrożenie zasad windykacji należności. Do ważnych, choć często pomijanych, zadań dyrektora finansowego należy nadzór nad przygotowaniem planów finansowych i budżetów kosztowych. Jest również odpowiedzialny za analizę, sporządzanie i zatwierdzanie okresowych raportów o sytuacji finansowej firmy (planów budżetowych, bilansu, cash flow, deklaracji rozliczeniowych firmy dla ZUS, GUS, urzędów skarbowych).
  
  
• Kolejna funkcja to doradzanie najwyższemu kierownictwu organizacji, a często samodzielne podejmowanie decyzji o kluczowym znaczeniu dla firmy dotyczących inwestycji czy przejęć i fuzji. Dyrektor finansowy zajmuje się więc optymalizacją poziomu i struktury zadłużenia - analizuje możliwe instrumenty finansowe i potrafi dobrać odpowiedni rodzaj kredytu czy dotacji unijnej, długość okresu spłat leasingu. Doradzi, na bazie kalkulacji TKW oraz analizy rentowności portfela klientów i dostawców, w jaki sposób zoptymalizować koszty działalności bieżącej. Poszuka również nowych, alternatywnych do kredytu i leasingu, źródeł finansowania i pomoże zminimalizować ryzyka prowadzenia działalności gospodarczej.

Dyrektor finansowy do wynajęcia?

Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić efektywniej niż nasi konkurenci, nie ma sensu żebyśmy to robili – powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej.

Dla wielu małych przedsiębiorców zatrudnienie dyrektora finansowego może być dość wysokim kosztem. Poza tym bardzo często nie jest on potrzebny w firmie codziennie. W takim przypadku bardzo dobrym rozwiązaniem może być zatrudnienie finansisty do realizacji określonych zadań lub projektów - Interim Managera, czyli osoby, która przychodzi do firmy na pewien okres.

Wyspecjalizowane firmy/managerowie wspierają zarządzających i właścicieli dzięki poprawie zarządzania finansami - profesjonalne raporty i prognozy ułatwiają dokonanie wyboru właściwej ścieżki rozwoju. Świadome zarządzanie grupami aktywów i zobowiązań, przy wykorzystaniu nowoczesnych produktów finansowych, szybko przynosi realne obniżenie kosztów finansowania biznesu. Często pojawiają się dodatkowe przychody z efektywnego lokowania uwolnionych środków pieniężnych.

Co istotne, jest ona zatrudniona na podstawie umowy cywilno-prawnej i rozlicza się z przedsiębiorstwem na podstawie faktury VAT. Dla firmy stanowi to w całości koszt uzyskania przychodu. Dodatkowo, nie ma konieczności tworzenia nowego stanowiska pracy – taka osoba zawsze korzysta z własnych narzędzi pracy, część pracy wykonując poza siedzibą firmy. Co dzięki takiemu rozwiązaniu zyskujemy? Przede wszystkim:

• szybkie "wejście" do firmy wykwalifikowanej osoby i tylko na wymagany czas
• podniesienie jakości,
• interim manager wprowadza obiektywność, nie angażuje się emocjonalnie w układy i politykę firmy, niezawodność i szybka informacja,
• dostęp do wysokiej klasy specjalistów bez konieczności zatrudniania i szkolenia własnych pracowników,
• wzrost wydajności, efektywności i stabilności,
• zmniejszenie ryzyka poprzez jego współdzielenie z outsourcerem.

Nie można pominąć ryzyka biznesowego powiązanego z udostępnieniem szczegółowych informacji wewnętrznej firmie outsourcingowej. Tę kwestię należy precyzyjnie regulować umownie odpowiednimi zapisami w zawieranej umowie . Niemniej jednak outsourcing nie różni się w tym zakresie istotnie wobec outsourcingu prawnego, czy usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Dariusz Ciecierski Analityk finansowy i konsultant